Su PYME puede obtener muchos beneficios practicando la diligencia debida y mejorando el cumplimiento de las CTA.
Principales conclusiones:
- Dar prioridad a una estrategia de cumplimiento ayuda a su PYME:
- Generar confianza y credibilidad
- Mejorar la gestión de riesgos
- Mejorar la eficacia operativa
- Integrar la tecnología adecuada
- Desarrollar una cultura de cumplimiento
Las pequeñas y medianas empresas (PYME) pueden tener dificultades especiales para cumplir los requisitos de las CTA. Gestionarlas puede ser una obligación onerosa, aunque el cumplimiento sea importante.
Pero priorizar el cumplimiento y establecer una estrategia ayuda a las PYMES a cambiar de perspectiva y aprovecharla como ventaja empresarial. Este artículo explica cómo las pymes pueden adoptar esta perspectiva y las ventajas de situar el cumplimiento normativo en el primer plano de las operaciones empresariales.
Crear confianza y credibilidad
Reconocer la importancia real del cumplimiento ayuda a su PYME a generar confianza y credibilidad. El cumplimiento implica adherirse a las leyes, reglamentos y normas del sector pertinentes para las operaciones de su empresa. Demostrar un compromiso con el cumplimiento mitiga los riesgos legales y da forma a la percepción de la empresa entre las partes interesadas.
El cumplimiento de la normativa mejora la reputación de una empresa al fomentar la confianza de clientes, socios y organismos reguladores. Los clientes se sienten más seguros sabiendo que una empresa opera dentro de los límites de la ley, protegiendo sus intereses y garantizando unas prácticas éticas.
Es más probable que los socios colaboren con una empresa que cumple las normas, ya que refleja un compromiso compartido con la integridad y la conducta empresarial responsable. Los reguladores, por su parte, ven a las empresas que cumplen las normas como ciudadanos corporativos responsables, lo que puede dar lugar a interacciones más fluidas y a menos intervenciones reguladoras.
Por ejemplo, en el sector financiero, las instituciones que cumplen estrictamente la normativa financiera se ganan la confianza de inversores y clientes. Las secuelas de los escándalos empresariales, como Enronha reforzado la importancia del cumplimiento para mantener la confianza del público. Grandes empresas como Google y Microsoft también han sorteado los problemas de privacidad cumpliendo de forma proactiva las leyes de protección de datos, lo que les ha granjeado credibilidad tanto a ojos de los usuarios como de los reguladores.
El cumplimiento como herramienta de gestión de riesgos
Tienes que navegar muchos riesgos diferentes a la hora de gestionar su PYME. Entre ellos figuran los riesgos de seguridad para los datos de clientes y empresas, las pérdidas financieras, los problemas legales, las interrupciones de la actividad y los riesgos para la reputación. El incumplimiento de las leyes y normativas puede conllevar mayores riesgos en los ámbitos legal, financiero y operativo en estas áreas. Integrar prácticas de cumplimiento sólidas le ayuda a mitigar estos riesgos y a seguir siendo responsable.
Los problemas legales y los costes elevados son los riesgos importantes que quiere evitar. Si no cumple todos los requisitos, puede enfrentarse a graves sanciones y problemas legales, como demandas o acusaciones penales.
Por ejemplo, el nuevo requisitos de información sobre la propiedad efectiva en virtud de la Ley de Transparencia Corporativa y aplicadas por la Red de Aplicación de Delitos Financieros (FinCEN) exigen que muchas empresas y LLC presenten sus declaraciones dentro de unos plazos específicos para evitar miles de dólares en sanciones civiles y penales.
Puede evitar estos riesgos con el enfoque de cumplimiento adecuado y mantenerse al día de todos los requisitos empresariales emitidos por el gobierno.
Eficacia operativa y cumplimiento de la normativa
Otra ventaja del cumplimiento es la eficacia operativa. Mejorar sus esfuerzos e incorporar las mejores prácticas agilizará los flujos de trabajo de su empresa. Dispondrá de un marco estructurado al que atenerse en lugar de limitarse a prestar atención al cumplimiento cuando se acerquen los plazos.
He aquí algunas otras formas en las que el cumplimiento de la normativa ayuda a mejorar la eficiencia:
- Trazar los procesos empresariales y alinearlos con las normas de conformidad
- Aprender a asignar mejor los recursos
- Integración de nuevas tecnologías, como la automatización, para reducir errores y liberar recursos.
- Posicionamiento de la empresa para adaptarse rápidamente a cualquier cambio normativo
Los controles y procedimientos internos pueden mejorar enormemente cuando se aplica una estrategia dedicada al cumplimiento de la normativa. Estas ventajas operativas hacen que la empresa en su conjunto sea más competitiva en comparación con las empresas menos conformes, y el cumplimiento puede incluso abrir puertas a nuevos mercados.
Cómo aprovechar la tecnología para el cumplimiento de la normativa
Para beneficiarse plenamente de su estrategia de cumplimiento, es importante reconocer cómo las nuevas tecnologías pueden mejorar su PYME. Las herramientas tecnológicas pueden facilitar el proceso de cumplimiento para hacerlo más accesible a los miembros del equipo, al tiempo que garantizan que consuma menos recursos. Esto significa que puede garantizar un cumplimiento y una diligencia debidos sólidos al tiempo que libera tiempo.
Entre las herramientas que debe tener en cuenta para su programa de cumplimiento se incluyen:
- Software de cumplimiento: le ayuda a centralizar las tareas y actividades relacionadas con el cumplimiento.
- Plataformas de gestión de documentos: Permiten almacenar y transferir documentos de forma segura
- Herramientas de seguimiento y auditoría: Seguimiento de cambios y documentación para auditorías
- Plataformas de formación: Facilitar la formación de los empleados sobre las políticas
La implantación de una combinación de estas tecnologías puede ayudar a su PYME a gestionar eficazmente los requisitos de cumplimiento, reducir el riesgo de incumplimiento y mejorar la eficacia operativa general.
Desarrollar una cultura de cumplimiento
Una de las mejores formas de garantizar el éxito de su programa de cumplimiento es integrar la mentalidad adecuada en la cultura de su lugar de trabajo. Esto fomenta un compromiso compartido con la conducta ética, el cumplimiento de la normativa y la gestión del riesgo organizativo.
Entre las estrategias para establecer y promover una cultura centrada en el cumplimiento en su PYME figuran las siguientes:
- Predicar con el ejemplo: Los ejecutivos y líderes deben demostrar un firme compromiso con el cumplimiento a través de sus acciones, decisiones y comunicación.
- Comunicar valores: Comunicar claramente la importancia del cumplimiento y el comportamiento ético a todos los niveles de la organización.
- Formar a los empleados: Organizar sesiones de formación periódicas para informar a los empleados sobre la normativa, las políticas y las normas éticas pertinentes.
- Políticas documentales: Desarrolle políticas y procedimientos claros relacionados con el cumplimiento de la normativa, haciéndolos fácilmente accesibles a todos los empleados. Revise y actualice periódicamente estas políticas para adaptarlas a la evolución de la normativa y las normas del sector.
- Mantenga abierta la comunicación: Establezca mecanismos de denuncia anónimos para que los empleados puedan informar de posibles problemas de cumplimiento sin temor a represalias. Crear un entorno de comunicación abierto y transparente.
- Aplique el reconocimiento y las recompensas: Reconozca y recompense a personas y equipos por sus esfuerzos y contribuciones ejemplares en materia de cumplimiento.
- Adopte un enfoque colaborativo: Fomentar la colaboración entre los distintos departamentos para garantizar una comprensión holística y la aplicación de los requisitos de cumplimiento. Programar reuniones periódicas interfuncionales para debatir iniciativas de cumplimiento y abordar posibles retos.
Establecer una plantilla que valore y comprenda la importancia del cumplimiento es una enorme ventaja empresarial. El cumplimiento puede estar arraigado en el ADN de su organización, lo que conduce a una mejor gestión de riesgos, una mayor eficiencia operativa y más oportunidades para generar confianza.
El cumplimiento como ventaja empresarial
El cumplimiento de las normativas no tiene por qué ser otra carga para la empresa. Cuando puede verlo como un activo empresarial estratégico para su PYME, puede aprovechar los beneficios relacionados con sus prácticas de gestión de riesgos, eficiencia operativa y reputación de marca. Cree un compromiso en toda la empresa para adoptar el cumplimiento normativo e invertir en él con vistas al crecimiento y el éxito a largo plazo.
Aunque navegar por las nuevas normativas cambiantes, como los nuevos requisitos de información de FinCEN, puede ser una lucha, presentar su información no tiene por qué llevarle demasiado tiempo y energía. Trabaje con el equipo de FinCEN Advisors para acelerar el proceso de presentación y recibir orientación sobre cómo cumplir con éxito los nuevos requisitos.
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