Navegar por las complejidades de la notificación de la propiedad beneficiaria con los asesores de FinCEN
A partir del 1 de enero de 2024, las empresas de EE. UU. deberán cumplir los requisitos de información sobre beneficiarios reales establecidos por la Ley de Transparencia Corporativa (Corporate Transparency Act, CTA). Sin embargo, el proceso de cumplimiento de estos requisitos puede ser complejo y difícil. Comprender estos retos y saber cómo abordarlos es crucial para que las empresas eviten multas y sanciones.
Principales retos y soluciones
1. Identificación de los beneficiarios efectivos: Uno de los primeros obstáculos a los que se enfrentan las empresas es la identificación exacta de todos los beneficiarios efectivos. Según la CTA, un beneficiario efectivo es alguien que ejerce un control sustancial sobre la empresa o posee al menos 25% de sus intereses. La omisión de un solo beneficiario efectivo puede acarrear repercusiones legales.
Pasos para superar este reto:
- Trazar estructuras de control: Identificar claramente a los líderes empresariales que tienen un poder de decisión significativo.
- Evaluar los porcentajes de propiedad: Determinar el número de propietarios e identificar a aquellos que cumplen el umbral de propiedad 25%.
- Reúna información exhaustiva: Recopile información detallada de cada beneficiario efectivo, incluidos el nombre, la dirección, la fecha de nacimiento, el número de identificación y un documento de identidad con fotografía.
2. Estructuras de propiedad complejas: Para las empresas con estructuras de propiedad intrincadas u oscuras, la elaboración de informes puede resultar especialmente difícil. Una empresa más pequeña puede encontrar este proceso sencillo, pero las grandes corporaciones a menudo tienen dificultades para desglosar y documentar estas complejidades.
Buenas prácticas:
- Diligencia debida: Mantener actualizados los datos sobre accionistas y estructuras de propiedad. Revisar y documentar periódicamente cualquier cambio en la propiedad.
- Supervisión continua: Garantizar que los cambios en la titularidad real se controlan y notifican con prontitud, evitando cualquier discrepancia o información obsoleta.
3. Evitar y gestionar la información inexacta: Otro reto importante es garantizar que la información sobre la titularidad real comunicada sea completa y exacta. La información incorrecta puede acarrear graves sanciones, incluidas multas de hasta $500 al día o sanciones penales de hasta dos años de cárcel.
Estrategias para la precisión:
- Informe inicial: Asegurarse de que el informe inicial contiene la información más precisa y actualizada.
- Actualizaciones puntuales: Envíe cualquier cambio en la información sobre beneficiarios reales a FinCEN en un plazo de 30 días a partir del cambio.
- Aproveche los periodos de corrección: Si se detecta un error después de la presentación, las empresas disponen de 90 días a partir de la fecha límite para corregir el informe sin enfrentarse a sanciones.
4. Integración de la tecnología en los informes: Dada la carga administrativa que suponen los informes, la integración de la tecnología puede ayudar a agilizar el proceso y reducir los errores. Las herramientas automatizadas pueden garantizar que toda la información esté actualizada y que se cumplan los plazos sin apuros de última hora.
Soluciones tecnológicas:
- Gestión automatizada de datos: Utilice herramientas que permitan el almacenamiento seguro y el fácil acceso a los datos de titularidad real. Las alertas automáticas de caducidad de documentos o cambios en la titularidad pueden ayudar a garantizar el cumplimiento.
- Niveles de acceso seguros: Implantar sistemas que ofrezcan un acceso seguro y escalonado a la información sensible, garantizando que sólo el personal autorizado pueda realizar cambios.
Formación y cumplimiento continuo
No basta con cumplir la normativa una vez; la formación y la adaptación continuas son esenciales. Es probable que la LTC y otras normativas evolucionen, lo que significa que mantenerse informado es fundamental para el cumplimiento continuo. Las empresas deben revisar periódicamente sus procesos y consultar a profesionales que puedan ofrecer un asesoramiento imparcial adaptado a sus necesidades específicas.
Medidas proactivas:
- Formación regular: Garantizar que todo el personal implicado en la elaboración de informes esté formado y conozca los requisitos actuales y futuros.
- Consulta a expertos: Colabore con FinCEN Advisors para estar al día de los cambios normativos y recibir orientación experta adaptada a los retos específicos de su empresa.
¿Por qué FinCEN Advisors?
Navegar por los nuevos requisitos de información sobre beneficiarios reales no tiene por qué ser abrumador. FinCEN Advisors se especializa en ayudar a las empresas a agilizar sus procesos de información, garantizando una interrupción mínima del negocio. Nuestros expertos proporcionan las herramientas y el asesoramiento necesarios para cumplir con la CTA de manera eficiente y precisa, todo ello sin la carga de navegar por complejas regulaciones en solitario.
A la hora de enfrentarse a estos nuevos retos, es fundamental contar con el apoyo adecuado. Póngase en contacto con FinCEN Advisors para asegurarse de que sus informes son precisos, puntuales y cumplen todos los requisitos legales. Le proporcionamos la orientación que necesita para proteger su negocio de posibles multas y sanciones, manteniendo al mismo tiempo la integridad y la transparencia exigidas por la ley.
