Cumplir con los nuevos requisitos de información sobre beneficiarios reales puede ser un reto para las PYME. Esta guía lo explica todo.
Principales conclusiones:
- Las PYME consideradas empresas declarantes deben identificar a todos los beneficiarios efectivos a efectos de la nueva declaración.
- El cumplimiento de los plazos y los informes requeridos debe ser diligente para evitar sanciones y multas.
- Las PYME deben integrar las nuevas tecnologías para agilizar el proceso y crear nuevas políticas internas de cumplimiento.
- Trabajar con un experto garantiza la aplicación de las mejores prácticas para lograr el éxito.
Aunque todas las empresas deben cumplir muchas leyes y reglamentos diferentes, las pequeñas y medianas empresas (PYME) a menudo tienen dificultades para cumplir obligaciones complejas. Los nuevos requisitos de información sobre beneficiarios reales de la Ley de Transparencia Corporativa (CTA, por sus siglas en inglés) y aplicados por la Red para la Represión de Delitos Financieros (FinCEN, por sus siglas en inglés) han creado nuevos retos para las pymes.
Este artículo desglosa los requisitos de la FinCEN para proporcionar claridad, destacar las implicaciones y ayudar a garantizar el cumplimiento de las PYMES.
Principales normas FinCEN que afectan a las PYME
El FinCEN hace cumplir la CTA asegurándose de que las empresas que cumplen los requisitos declaren información sobre sus beneficiarios efectivos. El objetivo de la ley es reducir el número de delitos financieros, como el blanqueo de capitales, que se producen debido a la falta de transparencia de las empresas en el mercado.
Muchas PYME de EE.UU. se consideran empresas declarantes-aquellas que deben cumplir los requisitos de información sobre beneficiarios efectivos. Cualquier sociedad anónima, LLC o entidad similar que deba registrarse en la oficina del secretario de estado, u oficina similar, se considera una empresa declarante en virtud de la CTA.
Sin embargo, hay 23 exenciones, entre ellas algunas organizaciones sin ánimo de lucro, empresas que cotizan en bolsa y bancos y cooperativas de crédito. La lista completa es la siguiente proporcionado por FinCEN.
Las PYMES que son empresas declarantes deben presentar la información sobre beneficiarios efectivos al FinCEN dentro del plazo aplicable. Los beneficiarios efectivos son personas físicas que tienen un control sustancial sobre la empresa o poseen al menos 25% de las participaciones de la empresa.
Es fundamental determinar en primer lugar si la PYME es una empresa declarante y, a continuación, identificar a sus beneficiarios efectivos.
Requisitos de conformidad para las PYME
Las directrices para el cumplimiento no siempre están claras para las PYMES cuando consideran cómo les afecta la nueva ley. El siguiente desglose hace que los requisitos de información sean mucho más manejables:
- Datos personales necesarios para los beneficiarios efectivos
Una vez identificados los beneficiarios efectivos, la siguiente es la información necesaria para cada uno de ellos en el informe FinCEN:
- Nombre
- Fecha de nacimiento
- Dirección
- Número de carné de conducir, carné de identidad o pasaporte
- Imagen del DNI
Las empresas creadas a partir del 1 de enero de 2024 también tendrán que proporcionar esta misma información personal para los solicitantes de la empresa, que son las personas que presentan los documentos de registro para la empresa y las que dirigen ese proceso.
- Información sobre la empresa
Además de la información sobre la titularidad real, las empresas declarantes deben facilitar los datos de la empresa, incluidos el nombre legal y el nombre comercial, la dirección, la jurisdicción y el número de identificación fiscal.
- Utilizar el sistema FinCEN
FinCEN ha intentado que el proceso de presentación sea lo más sencillo posible a través de su sistema en línea. Los formularios a cumplimentar y los pasos a seguir están disponibles en la página principal de Información FinCEN sobre beneficiarios efectivos sitio web.
- Plazos
Para las empresas que existían antes de 2024, el plazo para presentar el informe inicial es el 1 de enero de 2025. Las empresas registradas o creadas en 2024 disponen de 90 días a partir de la recepción de la notificación de creación. Las empresas registradas o creadas en 2025 y después tienen 30 días desde que recibieron la notificación de creación.
- Actualizar la información
Una vez presentado el informe inicial, el trabajo no está completamente hecho. Aunque el FinCEN no exige un informe anual, las empresas deben mantener actualizada su información sobre beneficiarios efectivos. En un plazo de 30 días a partir de un cambio en esta información, como una nueva dirección o un cambio en la titularidad real, debe enviarse un informe actualizado al FinCEN.
- Corrección de errores en un expediente
La FinCEN reconoce que se trata de un proceso nuevo para las empresas, por lo que concede 90 días a partir de la fecha límite de presentación original para corregir cualquier error que las empresas declarantes encuentren en su informe. Pueden corregir estos errores sin enfrentarse a una sanción.
- Consecuencias del incumplimiento
Cuando se descubre que una empresa declarante ha incumplido deliberadamente la normativa, ya sea por no respetar el plazo o por comunicar información falsa, puede enfrentarse a una sanción. Las sanciones civiles pueden ser de hasta $500 por día que dure la infracción, hasta $10.000, o las penales pueden alcanzar hasta $10.000 y/o dos años de prisión.
Las PYME deben cumplir cuidadosamente estas directrices para evitar estas cuantiosas multas y sanciones.
Consejos para que las PYME presenten informes y lleven registros
Es posible que las PYMES tengan que implantar nuevos procesos y políticas para cumplir la nueva normativa FinCEN. Estas acciones podrían incluir:
- Implantar nuevas tecnologías: Adoptar nuevos programas informáticos o soluciones tecnológicas para agilizar el proceso de cumplimiento y mejorar la precisión de los informes.
- Establezca alertas de vencimiento: Cree sistemas de notificación para el seguimiento de la caducidad de documentos críticos, como tarjetas de identificación, para garantizar que toda la información se mantiene actualizada.
- Realizar revisiones periódicas de los registros: Auditar periódicamente los registros de la empresa para garantizar su exactitud y actualidad, asegurándose de que toda la información esté siempre actualizada.
- Presentación cuidadosa de los informes iniciales: Preste una atención meticulosa a los detalles al presentar el informe inicial de titularidad real para evitar errores u omisiones.
- Educación en equipo: Educar a los miembros del personal sobre la nueva normativa FinCEN, centrándose en la importancia del cumplimiento y en los aspectos específicos de la nueva ley.
- Designar un responsable de cumplimiento: Asigne un equipo o una persona dedicada a gestionar la información sobre beneficiarios reales y manténgase informado sobre las directrices y actualizaciones de la FinCEN.
Estos pasos ayudarán a las PYMES a mantener el cumplimiento de la normativa FinCEN, reduciendo el riesgo de sanciones y garantizando la integridad de sus prácticas financieras.Las PYMES deben considerar la posibilidad de trabajar con un profesional jurídico o de cumplimiento que pueda ayudarles a realizar auditorías de cumplimiento y a poner en práctica las mejores prácticas.
Garantizar el cumplimiento de los requisitos FinCEN por parte de las PYME
Las PYMES se enfrentan a retos con los que muchas organizaciones más grandes no tienen que lidiar, como la falta de recursos para abordar plenamente las necesidades de cumplimiento. Sin embargo, las pymes deben conocer sus requisitos de información sobre beneficiarios reales para evitar el riesgo de sanciones y problemas legales.
Cuando su PYME necesite ayuda con la nueva normativa FinCEN, en FinCEN Advisors estamos aquí para simplificar el proceso. Nuestro equipo de expertos hace que el proceso de presentación sea rápido y fácil, asegurándose de que siempre esté en cumplimiento.
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