Las organizaciones deben dar prioridad a la formación continua en materia de cumplimiento para mantenerse al día de los cambios normativos.
Principales conclusiones:
- Realice primero una evaluación de las necesidades para detectar las lagunas en la planificación del cumplimiento y dónde necesita apoyo y recursos el equipo.
- Siga estas buenas prácticas para diseñar un programa de cumplimiento:
- Identificar los requisitos de conformidad
- Establecer plazos
- Incorporar material de la agencia
- Utilizar diversos métodos de formación
- Actualizar periódicamente los contenidos de la formación
Los requisitos normativos siempre parecen cambiar, ya sea para combatir el aumento de los delitos financieros o para abordar los problemas de transparencia en el mercado empresarial. Incluso con las mejores intenciones, muchas organizaciones no logran mantener un cumplimiento continuo y, por tanto, se enfrentan a multas elevadas, ramificaciones legales o daños a su reputación.
La formación continua en materia de cumplimiento de normativas le garantiza que se mantiene al día y cumple los nuevos cambios normativos y modificaciones legislativas que afectan a su empresa. Los miembros del equipo deben estar al día de los requisitos y las leyes para que nunca se pase nada por alto y se eviten riesgos.
Esta guía incluye consideraciones clave para desarrollar un programa de formación que ayudarán a su equipo a tener éxito.
Evaluar sus necesidades de formación en materia de cumplimiento
Una evaluación de las necesidades es el primer paso para establecer un marco de formación. Identifique los requisitos de formación específicos adaptados al contexto único de su empresa. Esto implica evaluar las funciones internas, los departamentos y los aspectos normativos que darán forma a su estrategia.
Analice las funciones de su organización y las obligaciones de cumplimiento específicas asociadas a cada una de ellas. Las diferentes funciones pueden conllevar distintos niveles de exposición a los riesgos normativos y requerir módulos de formación distintos. Por ejemplo, los empleados que participan en transacciones financieras pueden necesitar formación sobre la normativa contra el blanqueo de capitales, mientras que los que se dedican a la gestión de datos pueden requerir formación sobre las leyes de protección de datos.
Colabore con todos los jefes de departamento y partes interesadas para conocer mejor sus retos específicos en materia de cumplimiento. Este enfoque colaborativo garantiza que los programas de formación sean completos y pertinentes para las operaciones diarias.
Revisar y actualizar periódicamente el proceso de evaluación de necesidades garantiza que los programas de formación sigan siendo actuales y eficaces a la hora de abordar los nuevos retos y cambios. Manténgase proactivo con la formación para fomentar una cultura de mejora continua y mitigación de riesgos, salvaguardando su negocio.
Cómo diseñar su programa de formación en cumplimiento de la normativa
Una vez evaluadas sus necesidades, es hora de empezar a diseñar su programa de formación. Cada organización tendrá requisitos y prioridades diferentes, pero estos pasos generales le ayudarán a elaborar el marco adecuado con los componentes necesarios:
- Identificar todos los requisitos de cumplimiento aplicables
Todas las empresas tendrán que cumplir distintos requisitos normativos, por lo que su programa debe adaptarse a la legislación aplicable a su sector. Identifique las normativas aplicables a todas las empresas y, a continuación, las del mercado en el que opera.. Hable con un profesional cuando no esté seguro de si una ley le es aplicable.
Un ejemplo es la normativa de la Red para la Represión de Delitos Financieros (FinCEN). En 2024, las empresas deberán empezar a comunicar a la FinCEN la información relativa a la titularidad real, como parte de la Ley de Transparencia Corporativa. Aunque los requisitos se aplican a la mayoría de las corporaciones, LLC y otras empresas que se registran en la secretaría de estado u oficina similar, las empresas como las organizaciones exentas de impuestos, bancos y cooperativas de crédito, y las empresas que cotizan en bolsa están exentas de los nuevos requisitos.
Lea detenidamente los requisitos y exenciones para saber qué normativas le son aplicables. A continuación, asegúrese de que dispone de componentes de formación acordes con cada requisito de cumplimiento.
- Establecer plazos
La frecuencia será un factor clave en su programa de formación. Responda a las siguientes preguntas cuando establezca los plazos de formación para el equipo:
- ¿Con qué frecuencia debe impartirse la formación? Por ejemplo, mensualmente, trimestralmente, anualmente.
- ¿La formación consistirá en una o varias sesiones?
- ¿Cuándo asisten los nuevos empleados a la formación sobre cumplimiento? Es decir, durante el proceso de incorporación.
También es aconsejable organizar una formación cada vez que se apliquen nuevas normativas. Un programa de formación le ayudará a asegurarse de que los miembros adecuados del equipo reciben la información que necesitan y se mantienen al día cuando cambian las leyes.
- Incorporar material de la agencia
Las empresas más pequeñas pueden tener dificultades para disponer de todos los recursos necesarios para impartir estas formaciones, especialmente cuando no cuentan con un miembro del equipo dedicado al cumplimiento. Afortunadamente, las organizaciones y agencias gubernamentales como FinCEN ofrecen materiales de formación para ayudarle a elaborar su programa. Busque seminarios web, paquetes de formación, vídeos prácticos y noticias o páginas de blogs de fuentes fiables para incorporarlos a la formación.
- Utilizar diversos métodos de formación
Las sesiones de formación no tienen por qué tener un único aspecto. Considere la posibilidad de utilizar tecnología que pueda ayudar a mejorar su formación, como las técnicas de gamificación, que incorporan elementos de juego para hacer que el contenido sea más atractivo. Incluye simulaciones o talleres interactivos para mantener el interés y ayudar a los asistentes a captar los puntos clave.
El software de formación también puede ayudarle a establecer horarios y recordatorios e incluso a formar a los nuevos empleados a través de la plataforma. Encontrar una herramienta con automatización puede hacer que estos procesos sean más eficientes y eficaces.
- Actualizar periódicamente los contenidos de la formación
Cree un sistema para realizar actualizaciones. Por ejemplo, puede que tenga que revisar una presentación o unos folletos cada mes o trimestre para asegurarse de que el material sigue siendo correcto. Compare lo que tiene con las actualizaciones de los organismos reguladores. Preste especial atención al comienzo de un nuevo año, cuando entran en vigor muchas nuevas leyes y enmiendas.
Designe a un miembro del equipo o del personal que siga las actualizaciones de la normativa y modifique los materiales en consecuencia.
Desarrollar un programa eficaz de formación en materia de cumplimiento
Independientemente del tamaño de su empresa, debe dar prioridad al cumplimiento de la normativa. De lo contrario, podría enfrentarse a sanciones, multas y daños a la reputación de los que puede ser difícil recuperarse.
Elaborar el programa de formación interna adecuado le ayudará a usted y a todo su equipo a comprender las implicaciones del incumplimiento y a poner en práctica las mejores prácticas para mantener la responsabilidad, la transparencia y la conformidad. La formación en materia de cumplimiento debe ser una parte continua e integral de sus operaciones.
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