La Ley de Transparencia Corporativa obligará a las empresas a informar sobre la titularidad real en 2024. Esta guía cubre todo lo que necesitas saber sobre la declaración de titularidad real.
La Ley de Transparencia Corporativa (CTA, por sus siglas en inglés), promulgada en 2021, introdujo nuevos requisitos de información para muchas empresas en EE.UU. Después de que importantes acontecimientos sacaran a la luz las lagunas jurídicas que los individuos adinerados estaban utilizando para llevar a cabo fraude fiscal, blanqueo de capitales y otros delitos financieros, el gobierno aprobó esta ley que obliga a informar sobre la titularidad real. Esas personas/empresas a menudo creaban sociedades "pantalla" para cometer esos delitos.
Comunicación de información sobre la titularidad real (BOI) garantiza una mayor transparencia en las operaciones comerciales y ayuda a prevenir actividades fraudulentas que han pasado desapercibidas cuando no se conocen estos detalles comerciales clave. Sin embargo, los nuevos requisitos traen consigo más confusión, estrés y ansiedad a la hora de cumplir correctamente las obligaciones legales. Muchas empresas pueden verse en apuros a medida que se acerca el año 2024, que es cuando comienza la presentación de informes.
Este guía práctica ofrece una visión general de la titularidad real, los nuevos requisitos de información y el mantenimiento del cumplimiento. Con estos consejos y orientaciones paso a paso, las empresas pueden entender mejor cómo cumplir la legislación, evitar sanciones y mantener la eficiencia.
¿Qué es la propiedad efectiva?
La Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) estableció requisitos para la notificación de beneficiarios efectivos en virtud de la CTA a partir del 1 de enero de 2024. Las empresas que están obligadas a comunicar información sobre sus beneficiarios efectivos se conocen como "empresas declarantes".
Entonces, ¿a quién se considera beneficiario efectivo? La FinCEN define al beneficiario efectivo como alguien que, directa o indirectamente:
- Ejerce un control sustancial sobre la empresa, o
- Posee o controla 25% o más de las participaciones de la empresa.
Hay varias formas en las que se considera que una persona tiene un "control sustancial" sobre una empresa:
- Son un oficial superior
- Tienen autoridad para nombrar o destituir a directivos o administradores.
- Son decisores esenciales para la empresa
Las directrices también incluyen una categoría "general" que permite otras formas únicas de ejercer el control.
Las empresas declarantes deben incluir información sólo sobre los propietarios efectivos actuales en el momento de la declaración, no sobre los propietarios históricos. Cualquier cambio en la titularidad debe notificarse mediante informes actualizados.
Requisitos de información para los beneficiarios efectivos
Los requisitos de información sobre la propiedad efectiva no empiezan hasta 2024. El sistema de notificación aún no está en funcionamiento, por lo que las empresas declarantes deben seguir comprobando el Sitio web de FinCEN para actualizaciones en el nuevo año para empezar.
Esto es lo que debe saber sobre los requisitos generales de información:
1. Empresas declarantes
Las empresas declarantes son sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada (SRL) y otras que deben enviar documentos legales a la secretaría de estado o a una oficina gubernamental similar. Para estas empresas declarantes se debe presentar el BOI dentro de los plazos establecidos.
2. Empresas exentas
No todas las organizaciones están obligadas a presentar el BOI al FinCEN. Existen 23 tipos de exenciones, entre las que se incluyen autoridades gubernamentales, bancos y cooperativas de crédito, otros proveedores de servicios financieros, compañías de seguros, entidades exentas de impuestos, empresas inactivas y otras. La lista completa está disponible en Orientaciones de FinCEN sobre la titularidad real en línea.
3. Datos del beneficiario
El BOI que debe incluirse al presentar la declaración ante FinCEN es el siguiente:
- Nombre
- Fecha de nacimiento
- Dirección
- Número de carné de conducir, pasaporte u otro tipo de documento de identidad
- Una imagen de la identificación utilizada
Omitir o facilitar información inexacta puede acarrear sanciones, por lo que las empresas deben ser estrictas a la hora de informar.
4. Tipos de identificación aceptables
El número de identificación y la imagen utilizados deben ser una de las formas de identificación aceptables de FinCEN, que incluyen estas opciones:
- Permiso de conducir de EE.UU.
- Un documento de identidad expedido por un gobierno estatal o local de EE.UU. o una tribu india
- Pasaporte estadounidense
- Un pasaporte extranjero es cuando la persona no tiene ninguno de los otros tipos de identificación aceptables
Cualquiera que sea el documento de identidad utilizado, no puede estar caducado y debe ser actual.
5. Información sobre la empresa solicitante
Para las empresas declarantes creadas a partir del 1 de enero de 2024, también se requiere información de alguien llamado "solicitante de la empresa." Los solicitantes de la sociedad incluyen a la persona que presenta directamente el documento de registro de la sociedad o a otra persona responsable de la dirección de dicha presentación. La misma información requerida para los beneficiarios efectivos, como se enumeró anteriormente, también debe ser reportada por los solicitantes de la empresa para las empresas declarantes.
6. 6. Plazos de información
Las empresas deben seguir un periodo establecido a la hora de presentar el BOI. Aquí hay detalles para saber acerca de los plazos de presentación de informes:
- Las empresas creadas o registradas antes del 1 de enero de 2024 tienen un año para presentar el informe BOI inicial.
- Las empresas creadas o registradas a partir del 1 de enero de 2024 y antes del 1 de enero de 2025 disponen de 90 días a partir de la fecha en que reciben la notificación de su creación o registro para presentar su informe inicial.
- Las empresas creadas o registradas a partir del 1 de enero de 2025 dispondrán de 30 días a partir de la fecha en que reciban la notificación de su creación o registro para presentar su informe inicial.
La presentación del BOI al FinCEN no requiere el pago de tasas, y las empresas completarán el proceso electrónicamente a través del sistema FinCEN cuando esté disponible en 2024. El envío puntual de la información garantizará que no se incumplan los plazos y que la empresa siga cumpliendo la LTC.
Guía paso a paso para informar
Es posible que el proceso aún no esté del todo claro, sobre todo porque la presentación de informes BOI al FinCEN es un proceso nuevo. Para las empresas puede resultar difícil entender qué se espera de ellas y cómo cumplir la nueva normativa.
Esta guía paso a paso explica exactamente lo que debe hacer para prepararse.
1. Determine si es una empresa declarante
No todas las empresas tienen que comunicar sus beneficiarios efectivos a la FinCEN. Empresas como bancos, organizaciones sin ánimo de lucro y compañías de seguros no tienen que comunicar esta información. Esto se debe principalmente a que organizaciones como las instituciones financieras ya están sujetas a requisitos de información más intensivos.
Sin embargo, si no está exento y es una sociedad anónima, una LLC u otra empresa que se registra en la oficina del secretario de estado, es probable que sea una empresa declarante.
2. Reunir BOI
Necesitará toda la información pertinente sobre los propietarios para informar al gobierno. Asegúrese de saber qué personas son los propietarios efectivos de la empresa y obtenga sus nombres, fechas de nacimiento, direcciones e información de identificación. La información incompleta o inexacta puede dar lugar a sanciones, así que asegúrese de que los datos estén actualizados y completos.
3. Cumplir los plazos de presentación
Asegúrese de cumplir todos los plazos para evitar sanciones y tasas adicionales. Tiene un año para presentar la declaración si su empresa se creó antes del 1 de enero de 2024. Las empresas declarantes creadas en 2024 tendrán 90 días para su declaración inicial. Las creadas a partir del 1 de enero de 2025 tendrán 30 días.
4. Utilizar el sistema FinCEN para presentar
Se facilitará información sobre la propiedad efectiva electrónicamente a FinCEN a través de su sistema. Las empresas podrán acceder a la plataforma en línea a partir de 2024, y el FinCEN también publicará en línea el formulario de notificación en 2024.
Las directrices del FinCEN establecen que una empresa declarante puede autorizar a cualquier persona a presentar la declaración en su nombre, como el empleador, el propietario o un proveedor de servicios externo de la empresa. Esta persona sólo tiene que proporcionar su información de contacto esencial, incluyendo nombre, dirección de correo electrónico o número de teléfono.
Por favor, preste atención a cualquier actualización que FinCEN proporcione en su página web BOI. El proceso de presentación debe ser sencillo para que las empresas declarantes puedan cumplir las directrices y presentar sus informes rápidamente.
5. Mantener el cumplimiento cuando se necesiten actualizaciones
Afortunadamente, las empresas declarantes no tienen que seguir presentando el BOI anualmente. Tienen que presentar la declaración inicial con datos exactos. Sin embargo, a partir de ese momento, es responsabilidad de la empresa seguir cumpliendo la normativa actualizando la información sobre el propietario a medida que cambie.
Si se produce un cambio en el BOI, como la contratación de un nuevo director general, la empresa declarante debe presentar un informe actualizado en un plazo de 30 días a partir de que se produzca el cambio. Lo mismo se aplica a un cambio en cualquier BOI previamente reportado.
Los cambios que requerirán un informe actualizado incluyen estos ejemplos:
- La empresa declarante registra una nueva razón social
- Cambios en la propiedad efectiva
- Cambio de nombre, dirección o número de identificación de un beneficiario efectivo
No es necesario presentar un nuevo informe si un beneficiario efectivo cambia el tipo de participación que tiene en la empresa declarante.
Si se descubre una inexactitud en la declaración original, la empresa declarante dispone de 30 días para corregirla después de que alguien tenga conocimiento del error.
6. Conocer las posibles sanciones
En Esquemas CTA que las infracciones de los requisitos de titularidad real pueden conllevar sanciones civiles de hasta $500 por cada día que se prolongue la infracción o sanciones penales de hasta dos años de prisión y una multa de hasta $10.000. Estas sanciones pueden producirse si se descubre que la empresa omitió deliberadamente presentar su informe BOI, presentó información falsa o fue incapaz de actualizar o corregir la información comunicada.
Estas sanciones potenciales son significativas, por lo que las empresas deben comprender y cumplir todos los plazos de presentación. Sin embargo, dado que se trata de un nuevo requisito, FinCEN permite corregir errores u omisiones en un plazo de 90 días a partir de la fecha límite original del informe sin ser sancionado.
6. Mantenerse al día de las tendencias y la legislación
Es fundamental seguir de cerca los cambios en la legislación fiscal y mercantil. Se modifican constantemente, y corresponde a las empresas cualificadas entender la nueva legislación, cómo les afecta y los pasos que deben dar para cumplirla. Esté atento a los cambios, sobre todo en la LTC.
Además, un área crucial a la que hay que dar prioridad es el mantenimiento de registros. Con unos registros adecuados, revisados periódicamente y actualizados, es más probable que las empresas declarantes eviten comunicar información inexacta que podría acarrear multas y problemas legales.
Afrontar los retos de la información
Incluso las empresas más organizadas se enfrentan a retos cuando se inician nuevos requisitos de información. Puede haber mucha confusión sobre plazos, expectativas y normas. Las pequeñas empresas pueden tener especialmente dificultades para informar debido a la limitación de personal y recursos. Por desgracia, cometer un error o no presentar la declaración a tiempo puede acarrear consecuencias importantes.
Para gestionar y mitigar estos problemas comunes, las empresas declarantes pueden adoptar diferentes medidas:
- Crear un flujo de trabajo específico para los procesos de información sobre beneficiarios reales
- Debatir una estrategia de cumplimiento actualizada en toda la empresa
- Manténgase organizado para futuros informes y auditorías
- Siga las actualizaciones gubernamentales
- Trabaje con un experto en FinCEN que conozca todas las implicaciones legales
La presentación de informes y el cumplimiento de la normativa no tienen por qué ser aspectos abrumadores o estresantes de su empresa. Comprendiendo los motivos de la legislación, siguiendo los nuevos requisitos de presentación de informes de los propietarios de empresas y creando prácticas intencionadas para mantener el cumplimiento, los líderes de las empresas pueden seguir operando sin ningún contratiempo relacionado con estas nuevas normativas.
Tras los nuevos requisitos de información sobre la titularidad real
La presentación de informes exhaustivos y precisos es fundamental para cumplir todos los nuevos requisitos de la FinCEN en el futuro. Conocer todos los plazos, cronogramas, definiciones y detalles necesarios garantiza que las empresas declarantes cumplan sus obligaciones y sigan siendo eficientes y organizadas.
Los sitios web gubernamentales siempre publican actualizaciones para ayudar a las empresas a navegar por estos cambios. FinCEN ha preparado un documento de preguntas frecuentes sobre los informes BOI para obtener más ayuda.
Revise periódicamente los cambios en la legislación empresarial que afectarán a sus operaciones y colabore con los directivos para garantizar una transición fluida a las nuevas políticas y procedimientos. Cumplir la normativa debe ser una prioridad para evitar sanciones y multas.
A menudo, lo mejor es trabajar con un experto. El equipo de FinCEN Advisors está aquí para ayudarle a cumplir con las directrices CTA.
Póngase en contacto con FinCEN Advisors para empezar con el cumplimiento de la FinCEN para 2024.
