Descubra cómo ser proactivo y estar preparado para las auditorías de cumplimiento.
Principales conclusiones:
- En general, las auditorías pueden ser financieras, operativas o reglamentarias.
- En las auditorías de cumplimiento, los auditores comprobarán si se cumplen todas las normas, leyes y reglamentos aplicables.
- Céntrese en la preparación para la auditoría contratando a expertos, estableciendo nuevas políticas y creando un equipo de auditoría interna.
Mantener la integridad empresarial debería ser una de las principales preocupaciones de las pequeñas y medianas empresas (PYME). Aunque pueden ser bastante infrecuentes, las auditorías desempeñan un papel importante a la hora de garantizar que las organizaciones mantengan las normas éticas, cumplan la normativa y muestren transparencia financiera. Las auditorías examinan las operaciones, los procesos y los registros financieros de una empresa y pueden tener diferentes aspectos, pero identifican posibles irregularidades, mitigan los riesgos y refuerzan la integridad de las prácticas empresariales.
Las auditorías financieras examinan los estados financieros y los registros de una empresa para garantizar su exactitud y el cumplimiento de los principios contables. Las auditorías operativas evalúan la eficiencia de los procesos internos, identificando áreas de mejora y racionalizando las operaciones empresariales. Las auditorías reglamentarias o de cumplimiento se centran en confirmar el cumplimiento de las normativas específicas del sector y los requisitos legales, garantizando que las PYME se ajustan a las leyes y normas aplicables.
En este artículo se explica todo lo que las PYME deben saber al respecto. tipo de auditoría: la auditoría de conformidad.
Áreas de cumplimiento clave para las auditorías de PYME
Las auditorías de cumplimiento pueden abarcar varias áreas para garantizar que las empresas cumplen las normas legales, los reglamentos del sector y las prácticas éticas. Un aspecto clave es el cumplimiento financiero, en el que los auditores evalúan la exactitud y transparencia de los estados financieros y registros de una empresa. Esto incluye verificar que las prácticas contables se ajustan a los principios y reglamentos establecidos.
Los recursos humanos y las prácticas de empleo también pueden ser objeto de escrutinio para garantizar el cumplimiento de la legislación laboral, las políticas de no discriminación y las normas de seguridad en el lugar de trabajo. La protección de datos y la privacidad han adquirido una importancia cada vez mayor, y las auditorías se centran en la forma en que las empresas manejan y salvaguardan la información sensible para cumplir las leyes de protección de datos.
Las PYME suelen enfrentarse a una serie de requisitos normativos en función de su sector y ubicación geográfica. Puede tratarse de normativas fiscales, requisitos de concesión de licencias, normas medioambientales y directrices específicas del sector.
El cumplimiento de la normativa contra el blanqueo de capitales y de conocimiento del cliente (CSC) también es crucial y puede ser objeto de auditoría. También hay que tener en cuenta los nuevos requisitos de notificación de información sobre beneficiarios reales de la Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN).
Las leyes de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en Europa o la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) en Estados Unidos, se centran en las pymes que manejan datos de clientes o empleados.
Abordar activamente estos requisitos normativos es esencial para las PYME. Pueden evitar posibles repercusiones y ganarse la confianza de clientes y partes interesadas demostrando su compromiso con unas prácticas empresariales responsables y conformes.
Cómo elaborar un plan de preparación de auditorías
Las PYME se enfrentan a retos únicos, como el hecho de que no siempre disponen de los recursos de las grandes empresas. Esto puede hacer que auditorías y preparación de auditorías parecen desalentadoras. Las auditorías pueden ser más infrecuentes, pero crear una estrategia proactiva de preparación de auditorías es esencial para que las empresas mitiguen cualquier riesgo potencial de cumplimiento. He aquí ocho pasos para desarrollar una estrategia eficaz:
- Comprender el panorama normativo
Empiece por conocer a fondo el panorama normativo aplicable a su sector y ubicación. Identifique los reglamentos y normas clave que afectan a sus operaciones comerciales, como los requisitos de información sobre beneficiarios reales de FinCEN. Manténgase al día sobre cualquier cambio o actualización reciente en el entorno normativo, ya que las modificaciones se producen con frecuencia.
- Busque lagunas en sus operaciones actuales
Analice cómo funcionan actualmente sus procesos y operaciones para identificar las áreas en las que su empresa puede ser vulnerable a problemas de cumplimiento. Evalúe los sistemas internos, los procedimientos de tratamiento de datos, las prácticas de los empleados y otros factores que puedan plantear riesgos de cumplimiento.
- Formar un equipo de cumplimiento
Establezca un equipo dedicado al cumplimiento o designe a personas dentro de los equipos existentes para supervisar las cuestiones de cumplimiento. Defina claramente las funciones y responsabilidades, asegurándose de que los miembros del equipo están bien familiarizados con la normativa pertinente y las mejores prácticas en materia de cumplimiento. Deben comprender la importancia del cumplimiento para el éxito de la empresa.
- Desarrollar y documentar políticas
Cree y documente políticas y procedimientos de cumplimiento claros y exhaustivos. Asegúrese de que estos documentos sean fácilmente accesibles para todos los empleados que necesiten consultarlos. Revise y actualice periódicamente estas políticas para reflejar los cambios en la normativa y las prácticas empresariales.
- Implantar programas de formación para los empleados
Ofrezca sesiones de formación periódicas para instruir a los empleados sobre los requisitos de cumplimiento, las políticas de la empresa y las prácticas empresariales éticas. Asegúrese de que los empleados comprenden la importancia del cumplimiento y su papel en mantenerlo. Intente crear una cultura de transparencia.
- Automatizar el seguimiento del cumplimiento
Aproveche la tecnología para automatizar los procesos de seguimiento e información sobre el cumplimiento de la normativa. Implante soluciones de software que supervisen los cambios normativos, realicen un seguimiento de las actividades de cumplimiento y generen informes de forma más eficaz. La automatización ayuda a reducir el riesgo de error humano y garantiza la coherencia en los esfuerzos de cumplimiento de su PYME.
- Mantener registros financieros precisos y accesibles
Asegúrese de que su equipo se dedica a mantener una documentación exhaustiva de todas las actividades relacionadas con el cumplimiento, las auditorías y las medidas correctivas adoptadas. El mantenimiento adecuado de registros demuestra diligencia y sirve como prueba de los esfuerzos de cumplimiento cuando se enfrenta a una auditoría de cumplimiento.
- Colaborar con auditores profesionales
Considere la posibilidad de contratar a expertos o consultores externos en materia de cumplimiento para que realicen auditorías periódicas. Las perspectivas externas pueden aportar valiosas perspectivas empresariales y ayudar a identificar puntos ciegos que pueden haberse pasado por alto internamente. Busque auditores externos familiarizados con su sector y con las mejores prácticas y normas de cumplimiento.
Acciones posteriores a la auditoría para la mejora continua
En caso de que tenga que hacer frente a una auditoría, una vez finalizada ésta, debe tomar medidas proactivas para aprovechar los comentarios de la auditoría con vistas a la mejora continua y la preparación para el cumplimiento en el futuro. Realice un análisis exhaustivo de los resultados de la auditoría. Identifique patrones, problemas recurrentes o áreas en las que el cumplimiento haya sido insuficiente. Este análisis sirve de base para desarrollar un plan de mejora específico.
Colabore con los auditores y el equipo interno para conocer las causas profundas de cualquier problema de incumplimiento. Considere la posibilidad de establecer un bucle de retroalimentación con los auditores para mantener una línea de comunicación abierta que permita un diálogo continuo sobre las mejoras en materia de cumplimiento.
Considere la posibilidad de revisar y reforzar los programas de formación en materia de cumplimiento para abordar áreas específicas de interés. Aproveche la tecnología para automatizar y agilizar los procesos de cumplimiento siempre que sea posible, reduciendo la probabilidad de error humano. Además, implique a los empleados en el proceso de mejora animándoles a compartir sus puntos de vista. Establezca una cultura que valore el aprendizaje y la adaptación continuos, reconociendo que el cumplimiento está en constante evolución.
Crear una cultura de cumplimiento en las PYME
El cumplimiento es una de las preocupaciones fundamentales más importantes para las empresas. No estará preparado sin un enfoque proactivo.
Pero no tiene por qué dejar sus procesos de auditoría al azar. Tome las medidas adecuadas para asegurarse de que su PYME tiene un pie adelante y mantiene el cumplimiento.
El nuevo requisitos de información sobre la propiedad efectiva son un área de cumplimiento con la que puede que no esté familiarizado. Necesita una solución integral como la que ofrece FinCEN Advisors.
FinCEN Advisors proporciona las herramientas que su empresa necesita para tener éxito en el cumplimiento de la normativa. La preparación de auditorías se simplifica con estas soluciones. Póngase en contacto con FinCEN Advisors hoy mismo para hablar con un experto sobre nuestro proceso.
