Cada empresa es única, por lo que cada estrategia de cumplimiento será ligeramente diferente. Aprenda a elaborar un plan de cumplimiento continuo basado en las necesidades y objetivos de su empresa.
Principales conclusiones:
- Realice una evaluación para conocer las necesidades y los retos de su empresa en materia de cumplimiento.
- Desarrollar un marco de cumplimiento con nuevas políticas y procedimientos, personal implicado, nuevas tecnologías y mejores prácticas de mantenimiento de registros.
- Alinear la estrategia con los objetivos y operaciones empresariales actuales y garantizar que el plan pueda adaptarse a futuros cambios en el panorama normativo.
El cumplimiento de la normativa no siempre es sencillo, especialmente para las empresas más pequeñas. Hay muchas leyes que cumplir y el panorama cambia con frecuencia. Esto hace difícil establecer la estrategia adecuada que perdure y sea adecuada para la empresa.
Sin embargo, cometer errores de cumplimiento puede tener consecuencias importantes, como daños a la reputación, costes financieros significativos y sanciones graves. La estrategia de cumplimiento adecuada debe tener en cuenta las necesidades, operaciones y retos específicos de cada empresa.
¿Por dónde empezar con el cumplimiento? En este artículo se explica cómo crear un plan a medida para seguir cumpliendo la normativa, evitar escollos legales y operar de forma más eficiente.
Evaluar las necesidades de cumplimiento de su empresa
No hay una talla única para todos enfoque del cumplimiento. Cada estrategia debe tener en cuenta:
- Manténgase al día sobre la normativa: Supervisar y comprender periódicamente los cambios en las leyes y normativas a distintos niveles: local, estatal, nacional e internacional.
- Cumplimiento específico del sector: Identifique y cumpla la normativa específica de su sector, ya que los distintos sectores tienen requisitos de cumplimiento únicos.
- Tamaño y estructura de la empresa: El tamaño y la complejidad de su empresa pueden influir en sus necesidades de cumplimiento. Las empresas más pequeñas pueden tener menos requisitos y gestionar el cumplimiento con un equipo más pequeño, mientras que las grandes corporaciones pueden necesitar un departamento de cumplimiento dedicado.
- Evaluar las operaciones actuales: Revise sus operaciones actuales para identificar áreas de incumplimiento o riesgos potenciales.
- Identificar retos y obstáculos: Busque factores internos y externos que puedan obstaculizar su capacidad para cumplir la normativa.
- Desarrollar un plan de gestión del cumplimiento: Elabore un plan en el que se aborden las posibles lagunas en el cumplimiento, se definan las funciones y responsabilidades y se asignen los recursos necesarios.
- Revisiones y actualizaciones periódicas: Establezca procedimientos de revisión y actualización continuas de su estrategia de cumplimiento para adaptarse a los cambios normativos y a la evolución de las operaciones empresariales.
- Seguir las tendencias del sector: Esté atento a las tendencias del sector y a las novedades normativas que puedan afectar a su empresa.
Cada paso de la evaluación debe adaptarse a las necesidades específicas de su empresa, garantizando que su estrategia de cumplimiento sea eficaz y adaptable.
Desarrollar un marco de cumplimiento
Desarrollar un marco de cumplimiento a medida es fundamental para que las empresas garanticen el cumplimiento de los requisitos normativos. Después de una evaluación del cumplimiento viene el desarrollo inicial de la estrategia. Estos pasos ayudarán a los directivos a elaborar un plan de cumplimiento eficaz y adaptado:
- Crear políticas, procedimientos y controles fundamentales: Establezca los elementos básicos de su marco de cumplimiento. Esto implica desarrollar políticas claras y concisas que describan los objetivos y normas de cumplimiento de la empresa. Los procedimientos deben detallar los pasos concretos que deben dar los empleados para adherirse a estas políticas, mientras que los controles son los mecanismos establecidos para hacer cumplir y supervisar el cumplimiento. Estos elementos fundamentales deben adaptarse a los requisitos normativos específicos de su empresa. Deben ser lo suficientemente flexibles como para adaptarse a los cambios en el entorno normativo.
- Abordar las lagunas y los retos: Utilice la información obtenida en la evaluación del cumplimiento para detectar lagunas o problemas en sus procesos actuales. Enumere estos problemas sistemáticamente y desarrolle estrategias específicas para abordar cada uno de ellos. Esto puede implicar el establecimiento de nuevos objetivos, el perfeccionamiento de los procesos existentes o la implantación de controles adicionales. Asegúrese de que las soluciones sean prácticas, factibles, mensurables y acordes con los objetivos de la empresa.
- Trazar la estructura de personal para el cumplimiento: Defina claramente las funciones y responsabilidades dentro de la empresa en relación con el cumplimiento. Esto incluye identificar al personal clave de cumplimiento, como un responsable o un equipo de cumplimiento, y definir sus funciones. Asegúrese de que todos los empleados comprenden su papel en el cumplimiento de la normativa y establezca líneas de comunicación claras para informar de los problemas de cumplimiento.
- Establecer procedimientos de comunicación y formación: Desarrollar un plan de comunicación exhaustivo para informar a todas las partes interesadas sobre las políticas de cumplimiento y sus actualizaciones. Implemente programas de formación periódicos para garantizar que los empleados conocen los requisitos de cumplimiento y entienden cómo adherirse a ellos. La formación debe ser continua para dar cabida a las nuevas contrataciones y poner al día al personal sobre los cambios normativos y las nuevas políticas internas.
- Integrar la tecnología y la automatización: Utilice la tecnología para agilizar los procesos de cumplimiento. Esto incluye software de gestión del cumplimiento que ayuda a supervisar los cambios normativos, automatizar las tareas de cumplimiento y garantizar que todas las actividades queden registradas y sean rastreables. La tecnología también puede ayudar en la evaluación de riesgos, la elaboración de informes y el mantenimiento de una pista de auditoría para las actividades de cumplimiento.
- Mejorar las prácticas de mantenimiento de registros: Aplique prácticas sólidas de mantenimiento de registros para garantizar que los documentos relacionados con el cumplimiento se almacenan de forma segura, son fácilmente accesibles y se mantienen actualizados. Evite la redundancia en el mantenimiento de registros y establezca un sistema de revisión periódica y purga de registros obsoletos. Asegúrese de que las prácticas de mantenimiento de registros cumplen los requisitos normativos de protección de datos y privacidad.
Siguiendo estos pasos, su empresa puede establecer un marco de cumplimiento exhaustivo que aborde los requisitos normativos actuales y se adapte a los cambios futuros. Este enfoque proactivo de la gestión del cumplimiento ayuda a mitigar riesgos, evitar sanciones y mantener una sólida reputación de cumplimiento normativo.
Integración del cumplimiento en las operaciones empresariales
Es el momento de determinar qué lugar ocupa la estrategia de cumplimiento en el conjunto de las operaciones. Enumere los objetivos empresariales actuales y las metas a largo plazo. Alinee estos objetivos con la nueva estrategia de cumplimiento y los requisitos normativos. Comunique a los miembros del equipo cómo se alinean las nuevas políticas con el propósito y la visión generales de la empresa.
Reflexionar sobre estas cuestiones generales ayuda a garantizar el éxito de los nuevos planes. Alinear el plan con los objetivos actuales, las operaciones y la cultura de la empresa garantizará que el personal pueda incorporarse y adaptarse a medida que cambien las leyes y normativas.
También es fundamental centrarse en la formación y la concienciación. Los empleados deben recibir formación periódica sobre cuestiones y requisitos de cumplimiento. La comunicación debe ser abierta. Promover el desarrollo de habilidades en estas áreas también puede requerir el uso de nuevos programas informáticos o tecnologías de automatización para facilitar las tareas de cumplimiento.
Mantener la adaptabilidad de la estrategia de cumplimiento
El cumplimiento es algo que nunca se acaba. Continuamente se redactan y aprueban nuevas leyes. Su objetivo es mejorar la forma de hacer negocios y el funcionamiento del mercado en general. Por tanto, las empresas deben mantener su estrategia de cumplimiento adaptable para dar cabida a los frecuentes cambios y actualizaciones.
Los nuevos requisitos de información de la Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) son un ejemplo reciente de un cambio importante que afecta a empresas de todos los tamaños. Acontecimientos monumentales como el Filtración de los Papeles de Panamá en 2016 reveló la escasa transparencia de las empresas. Esto condujo a un aumento significativo de actividades ilícitas como el blanqueo de capitales, el fraude fiscal y el terrorismo.
La Ley de Transparencia Empresarial (LTA) se creó para abordar estas cuestiones y aumentar la transparencia. La ley obliga a muchas empresas a información sobre la titularidad real a FinCEN a partir de 2024. Las empresas deben considerar la aplicación de nuevas políticas relativas a la gestión de la información sobre beneficiarios reales si la ley les es aplicable.
Las empresas deben revisar periódicamente las políticas, buscar lagunas y mantenerse proactivas en materia de cumplimiento para garantizar que el plan de cumplimiento pueda adaptarse a dichos cambios. Para ello es necesario investigar qué tipos de modificaciones o cambios pueden producirse en el cumplimiento de la normativa.
Crear una estrategia de cumplimiento eficaz
El cumplimiento de la normativa puede causar mucho estrés a las empresas, pero no tiene por qué ser engorroso enfrentarse a nuevas leyes como la LTC. Establecer la estrategia adecuada requiere mantenerse informado sobre las últimas tendencias y cambios, organizarse en la parte posterior y practicar la diligencia debida. El cumplimiento debe considerarse un componente integral del crecimiento y el éxito continuos.
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